Packing list là một trong những chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu. Những thông tin trên phiếu chi tiết hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc kê khai hàng hóa tại cảng. Packing list là gì? Vai trò của chúng như thế nào? Cùng tìm hiểu qua những chia sẻ sau.
Packing list là gì?
Packing list hay Phiếu đóng gói là bảng kê danh mục hàng hóa như thỏa thuận của Hợp đồng. Thông tin trên Packing list tương tự như hóa đơn nhưng không cần có các thông tin liên quan đến thanh toán hay đơn giá hoặc trị giá hoặc đồng tiền thanh toán.
Điều quan trọng là cần có quy cách đóng gói, trọng lượng và kích thước.
Phiếu chi tiết hàng hóa còn được gọi với một số tên gọi khác như bảng kê hàng hóa, phiếu chi tiết hàng hóa. Thông tin trên Packing list sẽ nêu rõ những mặt hàng mà bên xuất khẩu bán cho bên nhập khẩu. Từ đó, đơn vị mua hàng có thể dễ dàng kiểm soát lô hàng hóa.
Tương tự các hóa đơn thương mại, Packing list có thể lập dựa trên các mẫu sẵn có. Khi đó, bạn cần chỉnh sửa nội dung tùy thuộc và hàng hóa của mình.
>>> Xem thêm: Dịch vụ gửi hàng đi Úc giá rẻ, nhanh chóng và an toàn
Phân loại Packing list
Hiện nay, Packing list thường được chia làm các loại cơ bản sau:
- Detailed Packing list: Có nghĩa là phiếu đóng gói hàng hóa chi tiết. Nội dung trên phiếu đóng gói này được kê khai một cách rất rõ ràng, cụ thể. Do đó, đây là loại phiếu được ưu tiên dùng nhiều nhất hiện nay.
- Neutral Packing list: Là phiếu đóng gói hàng hóa trung lập. Neutral Packing list sẽ không ghi tên người bán trên đây.
- Packing & Weight list: Là loại phiếu đóng gói có kèm theo bảng kê trọng lượng của hàng hóa.
Vai trò của Packing list trong xuất nhập khẩu
Packing list là gì? Packing list là chứng từ bắt buộc phải có để khai báo hải quan. Căn cứ theo thông tin hàng hóa, Packing list sẽ là chứng từ hỗ trợ cho việc thanh toán quốc tế. Ngoài ra, đây còn là chứng từ bắt buộc, khai báo hãng vận chuyển phát hành vận đơn.
Những chủ thể là người mua hàng sẽ căn cứ vào thông tin trên phiếu chi tiết hàng hóa để kiểm tra hàng hóa khi nhập cảng. Ngoài ra, phiếu chi tiết hàng hóa còn là chứng từ quan trọng, hỗ trợ yêu cầu bảo hiểm nếu xảy ra trường hợp mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển từ tay người bán đến tay người mua.
Đúng như cái tên của nó, Packing list cho ta biết cách thức đóng gói hàng hóa. Có nghĩa là khi nhìn vào nội dung của Packing list, bạn có thể hiểu được thông tin và cách thức đóng gói của một lô hàng.
Packing list cung cấp thông tin
- Số lượng & trọng lượng của hàng hóa trong thùng container;
- Số kiện, số pallet hàng cụ thể, số lượng hàng nhỏ trong thùng, trong hộp;
- Phương thức dỡ hàng;
- Thời gian dự kiến hàng dỡ hàng;
- Thông tin ca sản xuất, số máy, quản đốc,… để khiếu nại tình trạng hàng nếu xuất hiện lỗi, có thể đổi trả, tìm được kiện, bao, pallet chứa hàng.
Dựa vào đó tính toán được
- Diện tích để sắp xếp kho chứa hàng, cần bao nhiêu chỗ để xếp dỡ hàng hóa khi xuống cảng;
- Cách bố trí phương tiện vận tải hàng hóa: chuẩn bị loại xe gì, kích thước bao nhiêu sao cho phù hợp;
- Số lượng công nhân cũng như thiết bị chuyên dùng để xếp dỡ hàng hóa. Đây là cơ sở để bên nhận hàng chuẩn bị nhân công và vật lực để quá trình bốc dỡ hàng hóa diễn ra nhanh chóng;
- Pallet nào đang chứa hàng hóa đó, có thể tìm hàng hóa ở đâu khi xảy ra quá trình kiểm tra thủ tục hải quan.
Sau khi đóng hàng xong, người bán sẽ gửi Packing list cho người mua. Từ đó, bên mua hàng có thể kiểm tra hàng hóa trước khi nhận hàng.
Đối với những người chưa có nhiều kinh nghiệm trong mảng chứng từ, việc nhầm lẫn giữa Packing list và hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) rất dễ xảy ra. Hai loại chứng từ này có khá nhiều thông tin giống nhau.
Thực tế, hóa đơn thương mại sẽ thiên hướng về phương thức thanh toán giữa các bên, còn phiếu đóng gói hàng hóa sẽ thể hiện nội dung về cách thức đóng gói của hàng hóa, thể tích và trọng lượng của hàng hóa.
>>> Xem thêm: CO là gì? Những điều cần biết về CO
Nội dung chính của Packing list
Một số nội dung cơ bản của Packing list bao gồm:
| Nội dung | Ý nghĩa |
| Packing List Date & No | Ngày và số hóa đơn bảng chi tiết, thông tin quan trọng cần có trên hóa đơn |
| Title name | Tiêu đề trên cùng: Logo, tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,… |
| Seller | Thông tin bên bán hàng: Tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax |
| Buyer | Thông tin bên mua hàng: Tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax |
| Port of Loading | Cảng bốc hàng |
| Port of Destination | Cảng hàng đến |
| Ref No | Số tham chiếu: thông tin về số lượng đơn hàng, những ghi chú về Notify Party thường dùng để thanh toán L/C |
| Vessel Name | Số hiệu tàu và tên tàu vận chuyển hàng |
| ETD (Estimated Time Delivery) | Ngày dự kiến tàu khởi hành |
| Product | Mô tả hàng hóa: Tên hàng, ký hiệu, mã hiệu sản phẩm… |
| Quantity | Số lượng hàng theo mỗi đơn vị |
| Packing | Số lượng kiện, thùng và hộp đóng gói |
| NWT (Net weight) | Trọng lượng tịnh của hàng, chỉ tính trọng lượng của hàng hóa |
| GWT (Gross weight) | Trọng lượng tổng kiện hàng (tính cả thùng, hộp, dây buộc…). Thực tế, không cần phải tính chính xác GWT, chỉ cần GWT có tính tương ứng và không vượt quá trọng lượng hãng tàu cho phép là được |
| Remark | Ghi chú thêm: chi tiết thêm về các kiện hàng |
| Seller of signing | Xác nhận bên bán hàng: ký và đóng dấu |
Đối với những lô hàng đóng gói phức tạp hay một chuyến hàng gồm nhiều container, ta phải cung cấp thêm Detailed Packing List.
Như đã nêu trên, Detailed Packing List là bảng kê chi tiết đơn gửi kèm. Packing List sẽ dùng trong việc khai báo hải quan và xem xét số lượng chung. Còn Detailed Packing List được dùng để kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế khi bốc dỡ hàng hóa vào kho.
Trên Detailed Packing List bắt buộc phải có số cont/ số seal và số lượng hàng hóa trong từng kiện, từng pallet. Đồng thời, phiếu đóng gói phải có ký và mã hiệu chi tiết của từng kiện hàng hóa.
Những chú ý khi lập Packing list
Packing list là một trong những chứng từ quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ bên bán hàng đến bên giao hàng.
Nếu thiếu phiếu chi tiết hàng hóa, doanh nghiệp có thể chịu phạt từ cơ quan Hải quan, không thể giao hoặc nhận hàng hóa của mình.
Do đó, trong quá trình đóng gói hàng hóa, doanh nghiệp cần lập bảng kê chi tiết cho hàng hóa. Đồng thời gửi kèm trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu và gắn chặt vào thùng container vận chuyển hàng.
Việc lập Packing list càng chi tiết sẽ càng tốt cho cả hai bên người mua lẫn người bán trong quá trình vận chuyển. Mặt khác, phiếu chi tiết hàng hóa thường được gửi cho bên nhập khẩu ngay sau khi đóng gói. Trình bày chi tiết Packing list sẽ giúp bên nhập khẩu dễ dàng hơn trong quá trình kiểm tra hàng hóa.
Ngoài ra, các bên liên quan có thể kết hợp hóa đơn và phiếu đóng gói để thuận tiện cho việc theo dõi của bên nhập khẩu.
>>> Xem thêm: Đơn vị vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ uy tín, giá tốt
Kết luận
Như vậy, trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa, thông qua phiếu chi tiết hàng hóa, chúng ta có thể nắm rõ các thông tin chi tiết về hàng hóa giữa các bên. Từ đó tính toán quy trình và cách bốc dỡ hàng hóa thuận lợi khi đến cảng.
Trên đây là toàn bộ thông tin về Packing list là gì và vai trò của chúng trong xuất nhập khẩu. Theo dõi Cường Quốc Logistics để cập nhật nhiều kiến thức hữu ích về các chứng từ liên quan đến xuất nhập khẩu!
——-
Công ty TNHH Giao nhận vận tải Cường Quốc
Địa chỉ trụ sở: 68/18 Đào Duy Anh, Phường 9, Quận Phú Nhuận, TPHCM.
Văn phòng: Tầng 7, Tòa Nhà Parami, 140 Bạch Đằng, Phường 2, Quận Tân Bình, TP.HCM
Hotline: 0972 66 71 66
Email: info@cuongquoclogistics.com
Website: https://cuongquoclogistics.com/
